Stavy položek v objednávce: od přiřazení až po vrácení

TWICE umožňuje sledovat stav jednotlivých položek v objednávce samostatně. Zaměstnanec tak nemusí zjišťovat, co už kolega nachystal nebo vydal. Stav konkrétního kusu tuto informaci uchovává přímo v objednávce.

Proč sledovat stav každé položky zvlášť

Představte si objednávku, která obsahuje:

• dvě elektrokola,
• dvě helmy,
• dětskou sedačku,
• zámek.

Objednávka je jedna, ale jednotlivé věci nemusí procházet procesem ve stejný okamžik. Jedno kolo může být už připravené, druhé se ještě hledá ve skladu a helmy mohou čekat na výdej.

U větších objednávek, více zaměstnanců nebo více skladových míst proto nestačí stav celé objednávky. Stav konkrétní položky odpovídá na jednoduchou otázku: co se právě děje s tímto konkrétním kusem inventáře?

Přiřazeno

Položka je přiřazena k objednávce, ale může být ještě nahrazena jinou. Systém už ví, který konkrétní kus má být pro objednávku použit.

Zákazník například rezervoval elektrokolo Trek velikosti M a k objednávce bylo přiřazeno konkrétní kolo s inventárním číslem EB-024. Pokud se při kontrole zjistí, že má defekt nebo musí do servisu, může jej obsluha ještě nahradit jiným odpovídajícím kusem.

Stav Přiřazeno je proto vhodný pro fázi, kdy už systém nebo zaměstnanec vybral konkrétní kus, ale fyzická příprava objednávky ještě nezačala.

Rezervováno

Položka je přiřazena k objednávce, ale ještě nebyla sesbírána. Konkrétní kus je již určen pro danou objednávku a zaměstnanec ví, že jej bude potřebovat připravit.

Ve větším skladu může pracovník před začátkem směny otevřít objednávky na daný den a podle rezervovaných položek vidět, co musí postupně najít a připravit.

U půjčovny stavební techniky může jít například o konkrétní vibrační desku, prodlužovací kabel, přepravní vozík a další objednané příslušenství.

Připraveno

Položka byla sesbírána, připravena a zabalena. Zaměstnanec už ji fyzicky našel a připravil k objednávce.

• kontrola technického stavu,
• nabití baterie,
• očištění,
• doplnění příslušenství,
• kontrola sériového čísla,
• přesunutí do výdejní zóny.

U elektrokola může stav Připraveno znamenat, že je konkrétní kolo zkontrolované, baterie nabitá a kolo čeká na zákazníka. Pro dalšího zaměstnance je okamžitě jasné, že tuto položku už nemusí znovu hledat ani připravovat.

Pozastavené

Položka je připravena, ale nesmí být předána zákazníkovi. Tento stav se hodí v situaci, kdy už byla položka fyzicky připravena, ale vznikl důvod výdej zastavit.

• zákazník ještě nesplnil podmínku pro převzetí,
• chybí požadovaný doklad,
• je potřeba vyřešit platbu,
• obsluha zjistila problém, který je nutné před výdejem prověřit.

Místo rušení celé objednávky lze konkrétní položku ponechat připravenou, ale jasně označit, že zatím nesmí být vydána.

Vyloučeno

Položka byla z objednávky odstraněna. Ne každá původně plánovaná položka musí nakonec zákazníkovi odejít.

Při přípravě může zaměstnanec zjistit, že konkrétní kus nelze použít a nebude nahrazen jiným. Položku lze z objednávky vyloučit a její stav zůstává dohledatelný v procesu objednávky. Je to užitečnější než změna předaná pouze ústně mezi zaměstnanci.

Splněno

Položka byla zákazníkovi předána nebo odeslána. U půjčovny je to okamžik fyzického výdeje: zákazník převzal elektrokolo, stavební stroj byl předán na pobočce, lyžařský set byl vydán nebo vybavení odešlo dopravou.

Od tohoto okamžiku je položka z pohledu výdeje vyřízena. U pronájmu tím ale její životní cyklus nekončí. Na rozdíl od klasického e-shopu se má většina půjčených věcí ještě vrátit.

Vráceno

Položka byla vrácena zpět na provozovnu. Tento stav potvrzuje, že konkrétní fyzický kus, který byl zákazníkovi předán, se skutečně vrátil.

• kontrola stavu,
• evidence poškození,
• čištění,
• servis,
• nabití,
• příprava na další rezervaci.

U jedné objednávky nemusí být všechny položky vráceny najednou. Pokud si zákazník půjčil tři kusy vybavení a vrátí pouze dva, lze přes stav jednotlivých položek přesně poznat, který konkrétní kus stále zůstává u zákazníka.

Jak může vypadat běžný průběh položky

1. Přiřazeno – systém nebo obsluha vybere konkrétní fyzický kus.
2. Rezervováno – kus je určený pro objednávku a čeká na přípravu.
3. Připraveno – zaměstnanec položku najde, zkontroluje a nachystá.
4. Splněno – zákazník položku převezme nebo je mu odeslána.
5. Vráceno – po skončení pronájmu se konkrétní kus vrátí na provozovnu.

Ne každá objednávka musí využít všechny dostupné mezikroky. Menší půjčovna může pracovat jednodušeji, zatímco větší provoz může jednotlivé stavy využít pro přesné rozdělení práce mezi zaměstnance.

Rozdíl mezi stavem objednávky a stavem položky

Stav objednávky popisuje objednávku jako celek. Stav položky popisuje konkrétní fyzickou věc uvnitř této objednávky.

Objednávka tedy může stále probíhat, přestože některé její položky už byly vráceny. Stejně tak může obsahovat několik položek, z nichž jedna je Připravená, druhá Pozastavená a třetí už Splněná. Právě tato úroveň detailu je důležitá především u větších objednávek.

Jak stavy pomáhají zaměstnancům

Správně používané stavy vytvářejí jednoduchý provozní workflow. Pracovník skladu vidí, co má připravit. Obsluha výdeje ví, co už je nachystané. Vedoucí provozu vidí, které položky byly skutečně předány zákazníkům. Při vrácení lze snadno zkontrolovat, zda se vrátily všechny konkrétní kusy.

Informace tak nemusí být předávána telefonem, papírovým seznamem nebo větou „tohle už jsem připravil“. Stav je součástí samotné objednávky.

Příklad z větší půjčovny

Zákazník si objedná pět elektrokol, pět helem a dvě dětské sedačky. Celkem jde o 12 položek.

• 4 kola jsou Připravena,
• 1 kolo je Pozastavené kvůli technické kontrole,
• 5 helem je Připravených,
• 2 sedačky jsou Rezervované, ale ještě nebyly vyzvednuté ze skladu.

Vedoucí provozu tak na jednom místě okamžitě vidí, že objednávka jako celek ještě není připravena k výdeji, a zároveň přesně ví proč. Nemusí obcházet sklad a hledat zaměstnance, který objednávku připravoval.

Proč je to důležité pro inventář

U půjčovny není objednávka jen finanční záznam. Je přímo propojena s fyzickými věcmi. Pokud má půjčovna deset stejných kol, systém potřebuje vědět, který konkrétní kus byl připraven, který odešel k zákazníkovi a který se skutečně vrátil.

• dostupnost inventáře,
• výdej a příjem,
• odpovědnost zaměstnanců,
• servisní proces,
• kontrolu chybějících položek,
• historii jednotlivých kusů.

Čím více fyzických položek půjčovna spravuje, tím větší význam tato evidence získává. Správné rozlišení typu produktu a konkrétního kusu podrobně vysvětluje také průvodce SKU a skladovými položkami.

Jak s tím pomáhá Rentall by TWICE

Rentall by TWICE propojuje objednávku s konkrétním inventářem a umožňuje sledovat postup jednotlivých položek od rezervace přes přípravu a výdej až po jejich návrat.

Půjčovna tak získává jeden společný provozní přehled pro rezervace i fyzickou práci s vybavením. Menší provoz může používat pouze základní kroky. Větší půjčovna může na stavech postavit přesnější pracovní proces pro sklad, přípravu objednávek, výdej, vracení, servis, více poboček i více zaměstnanců.

Shrnutí stavů položky

Díky těmto stavům lze objednávku řídit nejen jako rezervaci v kalendáři, ale jako skutečný pohyb fyzického inventáře od skladu k zákazníkovi a zpět.